宿泊施設向け「Smart Order AI OS」提供開始　確認業務と民泊で残る義務

株式会社スマートオーダー（東京都港区、代表取締役：石川拓也）は2026年10月2日、宿泊施設向けの「Smart Order AI OS」の提供を開始したと発表しました。同社は、宿泊施設・ホテル・民泊・旅館向けにクラウド型のPMS（宿泊管理システム）を提供している会社です。発表は、PMS、OTAの管理画面、口コミ、清掃情報、売上、ローカルファイルなどに分散している情報を、自然な言葉による指示で整理し、担当者が日々の確認作業を進めやすくすることを目指すと説明しています。

民泊を運営している側がこの種の発表を読むときは、機能の数より先に見ておきたい線があります。情報を集めて見やすくすることと、法令が形を決めている記録を満たすことは別だという線です。宿泊者名簿の備付け場所と保存期間、本人確認の方法、2か月ごとの定期報告は、住宅宿泊事業法にもとづいて観光庁が公開している資料に書かれており、どの道具を使うかで変わりません。道具を入れると楽になる部分と、道具を入れても自分に残る部分が、同じ発表の中に混ざって見えることがあります。

この記事では、発表に書かれている機能を領域ごとに並べたうえで、観光庁の民泊制度ポータルサイトの記載と突き合わせます。当サイトはこの製品を利用しておらず、性能や他社との優劣を評価するものではありません。料金やプランの金額は、発表に記載がありませんでした。民泊での導入実績についても、発表に記載を確認できませんでした。

発表が扱うと書いているのは「確認作業」です

発表が繰り返している言葉は「確認」です。ホテルや民泊の運営では、予約確認、チェックイン案内、清掃状況の確認、OTAの価格・在庫管理、口コミ対応、返金・請求記録の確認など、日々多くの業務が発生すると発表は述べています。ひとつひとつを見ると特別な作業というわけでもないものの、PMS、OTAの管理画面、Excel、チャット、PDF、社内資料と情報の置き場所が分かれているため、担当者は毎日複数の画面を開いて確認する必要がある、という整理です。

そのうえで「Smart Order AI OS」を、AIに質問して文章を生成するだけのツールではなく、宿泊運営に関わる情報をひとつの入口から扱い、担当者が確認作業を効率的に進めるための操作環境だと位置づけています。発表に例として挙がっている指示は、今日チェックイン予定で案内がまだ送られていない予約の確認、昨日の売上と予約数と未返信の口コミ、価格や在庫に異常がありそうな日、口コミで繰り返し指摘されている内容の整理、清掃未確認の部屋の一覧、施設別のOTA手数料や返金や異常金額の整理です。いずれも、探す手間を減らす側の話として書かれています。

発表は同時に、担当者の判断を置き換えるものではないと明記しています。必要な情報に早くたどり着き、確認すべき内容を見落としにくくするための仕組みとして設計した、という書き方です。整理の対象は情報で、決めるのは人のままという線は、発表の側から引かれています。読む側でこの線を引き直す必要はありませんが、引かれた線がどこにあるのかは確かめておく値打ちがあります。

発表が挙げる領域	発表の記載
経営データの確認	売上、稼働率、予約数、ADR、RevPARなどを自然な言葉で確認できるようにする。売上が下がっている日、稼働率の変化、価格や予約数の動きをまとめる
PMSデータと運営業務の連携	予約・在庫・料金・売上をもとに、チェックイン案内、本人確認、清掃確認、予約変更、キャンセルなど次に確認すべき業務を整理する
OTA管理画面の確認整理	Trip.com、Booking.com、Agoda、Expedia、楽天トラベル、じゃらんなど、OTAごとに分かれている情報を整理し、未返信の口コミ、未回答の問い合わせ、価格異常、在庫異常を把握しやすくする
ローカルファイルの活用	Wordの案内文、Excelの売上表、PDFのマニュアル、清掃手順書、施設ごとのルールなどを読み込み、実務で使いやすい形式にまとめる
口コミ・問い合わせの整理	よく褒められている点、繰り返し指摘されている点、返信が必要な内容を整理し、清掃改善や案内文の修正、OTAページの見直しに使いやすくする
清掃・修理・未対応タスク	予約情報、清掃記録、修理メモをもとに、清掃未確認の部屋、修理待ちの項目、当日中に確認すべきタスクを整理する
定期確認業務の自動実行	毎朝の売上確認、当日のチェックイン予定、未返信の口コミ、清掃状況、価格・在庫異常の確認を定期的に自動実行する
財務・精算資料の確認	注文データ、返金記録、保証金記録、請求書、OTA精算表を整理し、金額の不一致や必要書類の不足を把握しやすくする
料金	発表に記載がありません

経営データの数字は、公的統計の数字とは物差しが違います

発表の機能のうち、民泊の運営でも関心が向きやすいのは経営データの確認でしょう。売上、稼働率、予約数、ADR、RevPARなどを自然な言葉で確認できるようにし、従来はPMSやレポート画面を開いて期間や施設を指定し、担当者が集計・整理していた作業を省けるようにする、という説明です。

ここで気をつけたいのは、手元のシステムが出す稼働率と、観光庁が公表している宿泊旅行統計調査の客室稼働率が、同じ名前でも同じ定義とは限らないことです。発表には、これらの指標の算出式についての記載がありません。自分の数字を全国や都道府県の数字と並べるつもりなら、並べる前にそれぞれの定義を確かめる必要があります。公表されている統計の側の読み方は宿泊旅行統計調査の見方にまとめています。

OTAごとの管理画面の確認も、似た性質を持っています。発表はTrip.com、Booking.com、Agoda、Expedia、楽天トラベル、じゃらんといった複数のOTAを挙げ、価格や在庫、口コミ、問い合わせ、未確認の予約を個別に確認する手間を整理の対象にしています。ただし、経路が増えるほど違ってくるのは画面の数だけではありません。手数料の条件や、売上をどう計上するかも経路ごとに分かれます。この部分の整理はOTA手数料と消費税にあります。

仕組みに載せても、法令が形を決めている記録が3つあります

ここからは発表の外側、観光庁の民泊制度ポータルサイトの記載です。住宅宿泊事業として民泊を営む場合、次の3つは記載する項目や置く場所、期間が決まっています。どのシステムを使うかに関わらず、満たしているかどうかを見られるのはこちらです。

1つめは宿泊者名簿です。観光庁は、宿泊者の氏名、住所、職業及び宿泊日を記載し、宿泊者が国内に住所を有しない外国人であるときは、その国籍及び旅券番号も記載するとしています。備付け場所は届出住宅、または住宅宿泊事業者の営業所もしくは事務所です。保存期間は3年間とされています。そして、宿泊者名簿を電子データで作成、保管する場合、紙で出力可能な状態にする必要がありますと明記されています。クラウドに置くこと自体が否定されているわけではなく、紙で出せる状態かどうかが問われる書き方です。

2つめは本人確認です。観光庁は、対面又は対面と同等の手段として、宿泊者の顔及び旅券が画像により鮮明に確認できること、当該画像が住宅宿泊事業者や住宅宿泊管理業者の営業所等、届出住宅内又は届出住宅の近傍から発信されていることが確認できること、このいずれも満たすICT（情報通信技術）を活用した方法等により行われる必要があるとしています。画面をひとつにまとめることとは、別に置かれた要件です。

3つめは定期報告です。毎年2月、4月、6月、8月、10月及び12月の15日までに、それぞれの月の前2月における、届出住宅に人を宿泊させた日数、宿泊者数、延べ宿泊者数、国籍別の宿泊者数の内訳を報告します。報告は民泊制度運営システムを利用して行うことが原則とされています。報告する項目は、売上でも客室単価でもありません。国籍別の内訳が求められるため、名簿にその項目が残っているかが先に効いてきます。あわせて、届出住宅ごとに公衆の見やすい場所へ標識を掲示し、事業を実施している間は継続して掲示する必要があるとされています。

法令が形を決めている部分	観光庁の記載	システム側で確かめること
宿泊者名簿の記載事項	氏名、住所、職業及び宿泊日。国内に住所を有しない外国人は国籍及び旅券番号	項目が欠けずに残るか。国籍の記録が定期報告の内訳に使えるか
名簿の備付け場所	届出住宅、または住宅宿泊事業者の営業所又は事務所	画面から見えることと、備付けの要件が別であること
名簿の保存期間	3年間保存	契約の終了や解約のあとにデータをどう持ち出せるか
電子データで持つ場合	紙で出力可能な状態にする必要がある	必要な項目をそのまま印刷できる形で出せるか
本人確認の方法	対面、または顔と旅券が画像により鮮明に確認でき、その画像が営業所等・届出住宅内・届出住宅の近傍から発信されていると確認できるICTの方法等	発信場所の条件まで満たす仕組みかどうか
定期報告	2月・4月・6月・8月・10月・12月の15日までに前2月分。民泊制度運営システムの利用が原則	集計の値が報告する4項目に対応しているか

提出のしかたも公開されています。観光庁の「電子宿泊者名簿・定期報告方法」のページには、この定期報告は民泊制度運営システムにログイン後、直接入力または、定期報告データ（CSVファイル）をアップロードすることにより行いますと書かれています。同じページで案内されている電子宿泊者名簿のソフトウェアについては、入力された宿泊者名簿をもとに定期報告データを作成することができると説明されています。名簿と報告は、もともと地続きの作業です。どの仕組みを使うにしても、名簿に入れた項目がCSVの項目へつながるかどうかが、2か月ごとの手間を決めます。

名簿の項目と保存のしかたは民泊の宿泊者名簿、非対面で行う場合の条件は民泊の本人確認、届出後に続く業務の全体は住宅宿泊事業者とはにまとめています。複数の届出住宅を持っていて、何を届出住宅ごとに数え、何を事業者ごとに合計するのかで迷う場合は民泊の複数物件の管理が近い話です。制度の当てはめで判断に迷うときは、届出先である都道府県知事等の窓口に確認してください。

規模を示す数字は、発表と公式サイトで違います

発表の末尾には、同社と製品の説明が置かれています。クラウド型のオールインワン宿泊管理システムとして25万施設400万室以上の導入実績があるとされ、2016年のリリース以降に機能を広げ、2023年には日本でのサービス展開を開始し、同社のPMSを利用した取引がグローバルで年間11,100億円に達したと書かれています。会社の情報としては、資本金65,000,000円、設立は2022年9月です。

一方、同社の日本語の公式サイトを確認日2026-10-06に見ると、世界中で20万以上の施設に利用されていると書かれています。規模を示す数字は、出典によって違います。どちらも同社自身の記載で、第三者が検証した値ではありません。規模の訴求を比較の根拠にするのであれば、全体の件数ではなく、自分の施設の形態や規模に近い導入先での実績を個別に確認するほうが確実です。

公式サイトには、担当者の作業時間が60％減る、売上が25％増える、管理コストが30％下がるといった改善率も掲げられています。ただし、算出の根拠、対象期間、対象となった施設についての記載は確認できませんでした。当サイトはこれらを導入の判断材料として扱いません。公表値の裏づけを示せない数字は、比較の基準にできないためです。

発表と公式サイトで確かめられなかったこと

確かめられたのは、確認作業の対象として挙げられている領域、連携先として名前が挙がっているOTA、判断は担当者に残るという位置づけ、そして同社の会社情報です。確かめられなかった項目は、そのまま問い合わせの材料になります。

確かめようとした項目	結果
料金・プランの金額	発表・公式サイトのいずれにも記載がありません
提供の形態（既存のPMSの利用が前提か）	発表に明記がありません。同社のPMSに入っている情報を前提とする機能として説明されている箇所があります
民泊での導入実績	宿泊施設・ホテル・民泊・旅館向けと書かれている一方、民泊での実績件数の記載はありません
連携できるPMSやOTAの一覧	OTAは例として6社の名前が挙がっていますが、連携の条件や全体の一覧はありません
宿泊者名簿を紙で出力できる形で出せるか	発表に記載がありません
定期報告のCSVを作れるか	発表に記載がありません
データの保存場所と保存期間	発表・公式サイトのいずれにも記載がありません
解約したときのデータの持ち出し	発表に記載がありません
改善率の算出根拠	公式サイトに率は示されていますが、根拠・対象期間・対象施設の記載はありません

発表には、ダウンロード特典を用意しているという案内もあります。内容は専用ページを確認する形になっており、発表そのものには記載がありません。当サイトはこの範囲を推測で補いません。

導入を考えるときの順序

この発表から民泊の運営者が持ち帰れるのは、製品の優劣ではなく順序です。先に決めるのは、どの画面をまとめるかではありません。名簿に残す項目、本人確認をどの方法で行うか、定期報告の4項目をどこから出すかという、形が決まっている側です。そこが決まってから、残っている確認作業のうち、どれを仕組みに移すのかを見ることになります。

発表の言い方を借りれば、整理されるのは情報で、判断は担当者に残ります。裏を返せば、記録の義務も担当者に残ります。道具を増やすほど、どこに原本があるのかが分かりにくくなることもあります。業務を仕組みへ移すときの線引きは民泊の業務の効率化にまとめています。

この記事は、発表企業である株式会社スマートオーダーの発表と公式サイト、観光庁の公開資料の記載を整理したものです。特定のサービスの利用をすすめるものではありません。法令の当てはめについて判断に迷う場合は、届出先の窓口や、旅館業の許可を所管する保健所に確認してください。