民泊の予約システムとは｜入れる値は届出書と法令で決まる

予約システムは、空室と宿泊の条件を画面に出し、申込みを受けて、予約1件ぶんの記録を残すための仕組みです。民泊で使うときに戸惑うのは、この「条件」のうち主要なものを自分では自由に決められないところです。1室に何人まで泊められるか、年間で何日売れるか、1日をどこで区切るか。これらは製品の設定画面にある項目ですが、値を決めているのは届出書に書いた内容と住宅宿泊事業法の定めです。

だから最初に見るのは機能一覧ではありません。入れる値の出どころです。出どころが分かると、製品を替えても動かない値と、自分の判断で動かせる値が分かれます。この記事は、設定画面に並ぶ項目を出どころ別に並べ直し、自分の届出書と観光庁の公表資料から値を引けるようにします。

確認できなかったことを先に書きます。各社の料金、搭載している機能、導入件数を横断して集計した公的な資料は確認できませんでした。重複予約や問い合わせがどれだけ減るかを示す統計も見つけられませんでした。そのためこの記事に、製品名も順位も金額もありません。あるのは、法令と観光庁の公表資料で確かめられる範囲の値と、その引き方です。

扱わない範囲も挙げておきます。候補の絞り方は民泊の予約システム比較、いまの受け付け方から別の仕組みへ移る日取りは民泊の予約システム導入、1つの在庫を複数の販売経路へ配る話は民泊のサイトコントローラー、費用がどこから出るかは民泊の無料予約システムにあります。ここではそれらを重ねず、設定値の出どころだけを見ます。

道具は入れ替えられるが、義務の主体は動かない

観光庁は住宅宿泊事業法について、住宅宿泊事業者、住宅宿泊管理業者、住宅宿泊仲介業者という3つのプレーヤーが位置付けられており、それぞれに対して役割や義務等が決められていると説明しています。届出をして住宅宿泊事業を営むのは、このうち住宅宿泊事業者です。予約システムを入れても、届出をした主体が入れ替わるわけではありません。

ここが設定値の性格を決めます。予約システムが受け持つのは、条件の提示と申込みの受付、そして記録の保持です。条件そのものを緩める力はありません。1室の定員を実際の面積より多く入れられる画面であっても、入れてよい数が増えるわけではないということです。

出どころは三つに分かれます。一つめは自分が届出書に書いた内容、二つめは法令と観光庁の公表資料、三つめは法令に定めがなく自分で決めるものです。三つめだけが本当の意味での「選択」で、一つめと二つめは書き写す作業に近くなります。

定員は、届出した居室の床面積から出てくる

予約を受ける画面で最初に埋める値が定員です。観光庁は住宅宿泊事業者の業務として、各居室の床面積を宿泊者1人当たり3.3平方メートル以上確保する必要があると示しています。面積が先にあり、そこから入れられる人数が出てくる順序です。

その面積は、すでに自分で申告しています。観光庁の案内によれば、届出書には住宅の規模として居室面積や宿泊室面積を記入します。つまり定員を決める材料は製品側にはなく、届出書の控えの中にあります。設定の前に開くのは比較表ではなく、自分が出した届出書です。

同じ届出書には、一戸建て、長屋、共同住宅、寄宿舎の別、家主居住型か家主不在型かの別、管理業者への委託の有無と委託内容も書いています。これらは画面上の数値ではありませんが、問い合わせに応答する相手や、予約確認の連絡先として誰の名前を出すかに関わります。類型と委託の関係は民泊の家主居住型と家主不在型で整理しています。

届出書に書いた事項	対応する予約システムの設定	値の出どころ
住宅の規模（居室面積・宿泊室面積）	1室の定員	宿泊者1人当たり3.3平方メートル以上（観光庁「事業者の業務[1]」）
一戸建て・長屋・共同住宅・寄宿舎の別	貸し出す単位（棟・住戸・室）	観光庁「届出に必要な情報、手続きについて」
家主居住型か家主不在型かの別	問い合わせと駆けつけの担い手	同
管理業者への委託の有無と委託内容	連絡先として表示する相手	同
管理規約で禁止されていない旨・賃貸人の承諾	販売を始めてよいかの前提	同

表の右の列を見ると、設定値のほとんどが観光庁の公表資料と自分の届出内容で埋まることが分かります。製品ごとに違うのは入力欄の名前と並び順で、入れる値そのものは共通です。候補を比べるときも、この並びを自分で埋めてから画面を見るほうが早く終わります。

販売できる日の上限は、正午から数える

次に埋めるのが販売カレンダーです。観光庁は住宅宿泊事業を、人を宿泊させる日数が180日を超えないものと説明し、年間の算定期間は毎年4月1日正午から翌年4月1日正午までとしています。住宅宿泊事業法施行規則第3条も、毎年四月一日正午から翌年四月一日正午までの期間において人を宿泊させた日数とし、この場合において、正午から翌日の正午までの期間を一日とすると定めています。

ここで注意したいのは、暦の日付と区切りがずれることです。予約システムの管理画面は暦の日付で並びます。年間の枠は4月1日の正午で入れ替わり、1日の境目も正午です。製品が残り日数を表示する場合、その数え方が法令の定めと同じかどうかは、自分で確かめることになります。数え方そのものは民泊の180日ルールで扱っています。

算定は届出住宅ごとに行います。物件を複数持っている場合、枠も別々です。1つの画面に並べて管理していると合計で見てしまいがちなので、残り日数の見方を物件単位にそろえておきます。

区域によっては、条例が営業できる期間を制限している

年間の上限とは別に、地域の側からの制限があります。観光庁は、地域の実情を反映する仕組みとして条例による住宅宿泊事業の実施の制限が創設されていると説明しています。区域と期間は自治体ごとに違い、全国で一律の値はありません。

確かめ先も公表されています。民泊制度ポータルサイトの各自治体の窓口案内には、住宅宿泊事業に係る届出の受理・監督等の事務を処理する都道府県等の窓口と条例等の制定状況が並び、条例を制定している自治体には条例と明記されています。担当部署と実際の届出先が異なる場合があるという注記も付いています。

この記事では個別の条例を列挙しません。区域ごとの内容を自分で確認できていないためです。販売カレンダーを開ける前に、自分の物件がある区域の条例を窓口で確認してください。制限がある区域では、予約システムの設定で先に売り止めの期間を作ることになります。

申込みを受けたあと、画面の中で終わらない作業がある

予約が入ったあとの工程は、設定で自動化できる部分とできない部分に分かれます。観光庁は、宿泊行為の開始までに、宿泊者それぞれについて本人確認を行う必要があるとしています。外国人の宿泊者については、旅券の呈示を求めるとともに、旅券の写しを宿泊者名簿とともに保存することとされています。確認の手順は民泊の本人確認にまとめています。

案内についても項目が決まっています。外国語を用いて、設備の使用方法、交通手段の情報、災害時の連絡先について案内する必要があるとされ、周辺地域の生活環境への悪影響の防止に関しては、騒音の防止、ごみの処理、火災の防止に関する事項の説明が求められています。定型文を1回入れて終わりにできる項目ではなく、その物件の事情に合わせた内容になります。

苦情への対応は、深夜早朝を問わず、常時、応答又は電話により対応する必要があるとされています。自動応答だけでこの条件を満たすことはできません。予約システムに問い合わせフォームが付いていても、応答の体制は別に用意することになります。

予約1件の記録には、名簿と報告という出口がある

記録の持ち方を決めるのは、入力欄ではなく出口です。宿泊者名簿の記載事項は、宿泊者の氏名、住所、職業及び宿泊日のほか、宿泊者が日本国内に住所を有しない外国人であるときは、その国籍及び旅券番号とされています。保存は作成の日から三年間で、備える場所は届出住宅、または住宅宿泊事業者の営業所又は事務所です。

報告の側も形が決まっています。住宅宿泊事業者は、毎年2月、4月、6月、8月、10月及び12月の15日までに、それぞれの月の前2月における届出住宅に人を宿泊させた日数、宿泊者数、延べ宿泊者数、国籍別の宿泊者数の内訳を報告します。定期報告は民泊制度運営システムを利用して行うことが原則で、直接入力するか、定期報告データのCSVファイルをアップロードする方法が示されています。

観光庁が配布している電子宿泊者名簿のソフトウェアでは、宿泊開始日と開始時刻、宿泊終了日と終了時刻、宿泊日数、種別（代表者または同行者）、グループ識別、宿泊者の氏名・住所・職業、国籍、旅券番号を扱えます。宿泊日数は12時00分を起点として24時間を一日と数えると説明されています。先ほどの正午の区切りが、記録の項目としてもそのまま出てきます。

法令で決まっている記録	電子宿泊者名簿で扱う項目	定期報告データの項目
氏名・住所・職業・宿泊日	宿泊者氏名、住所、職業、宿泊開始日と終了日	宿泊日
国内に住所のない外国人の国籍・旅券番号	国籍、旅券番号（日本以外は入力必須）	国籍別人数（22の区分）
人を宿泊させた日数	宿泊日数（12時00分起点で24時間を一日）	宿泊日数
宿泊者数・延べ宿泊者数	種別（代表者または同行者）、グループ識別	宿泊者数、延べ人数
届出住宅ごとの報告	記載なし	届出番号、報告対象期間

表の右の2列が、自分が出す側の形です。予約システムを選ぶときも入れるときも、見るのは入力欄の数ではなく、この並びで取り出せるかです。名簿そのものの運用は民泊の宿泊者名簿にまとめています。

書けなかったこと

この記事で埋められなかった項目を残しておきます。予約システムの料金の相場、各社が対応している販売経路の数、導入件数、重複予約や問い合わせの削減率は、いずれも公的な資料で裏が取れませんでした。記載がありません。

無料で使える範囲についても、公表されている条件は製品ごとに違い、横断して集計した資料はありません。費用の考え方は民泊の無料予約システムで、公表されている内容の範囲にとどめて扱っています。

入れる前に埋める順番

最後に、設定画面を開く前の順番をまとめます。上から順に埋めると、製品を比べる段になっても値を作り直さずに済みます。

1. 届出書の控えを開き、居室面積と宿泊室面積、建物の区分、家主居住型か不在型かの別、委託の有無を書き写す
2. 居室の床面積を宿泊者1人当たり3.3平方メートルで割り、1室の定員を出す
3. 自分の物件がある区域の条例の制定状況を、各自治体の窓口案内で確認する
4. 4月1日正午を起算日として、残り日数の数え方を届出住宅ごとにそろえる
5. 名簿の記載事項と定期報告の項目を並べ、同じ形で取り出せるかを候補ごとに確かめる
6. 残った料金、最低泊数、受付を締める時刻、案内文を自分で決める

予約システムとは、この6つのうち6番だけを自由に動かせる道具です。1から5までは届出書と法令の側にあり、画面の選び方では変わりません。先に1から5を紙に書き出してから製品を見ると、比較の列が自分の側の言葉で並びます。