民泊の予約フォームの作り方｜受け付けない申込みから決める

予約フォームを作ろうとすると、最初に手が伸びるのは入力欄です。氏名の欄を姓と名で分けるか、電話番号を必須にするか、人数をどの形で選ばせるか。ところが、住宅宿泊事業の届出をして営業しているなら、入力欄より先に決まっているものがあります。受け付けてはいけない申込みです。

観光庁のよくあるご質問は、仲介業者を通さずに事業者が自ら予約を受け付けてよいかという問いに「可能です」と答えています。可能ではあるのですが、これまで仲介の画面が代わりに弾いていた申込みを、これからは自分のフォームで弾くことになります。年間で受けられる日数、1室に泊められる人数、案内を出せる言語、あとで残さなければならない記録。どれも自分の都合では動かせません。フォームがそこを無視して申込みを通してしまうと、受けたあとに人の手で断る作業が増えます。断る連絡は、宿泊者にとっても気持ちのいいものではありません。

この記事では、フォームを公開する前に確定させる受付条件を、決める順番に並べます。入力欄そのものと、申込みの最終確認画面に表示する事項は民泊の予約フォームの項目で三つの層に分けて扱っているため、ここでは繰り返しません。送信したあとに送る一通の役割は民泊の予約確認メール、受け皿になる仕組みの選び方は民泊の予約システム比較、サイト全体のページ構成は自社予約サイトの作り方にあります。ここで扱うのは、その手前にある「何を受けないか」だけです。

予約フォームは、受け付けない申込みを決めてから作る

受付条件は四つに分かれます。日、人数、言語、記録です。この四つは、フォームのどこに効くかが違います。日と人数はカレンダーと選択肢の作りそのものを変えるため、画面の設計より先に決まっていないと作り直しになります。言語と記録は入力欄の構成と、送信されたあとに誰がどこへ書き写すのかを変えます。

順番は、後戻りの大きいものから決めます。日の条件を後から足すと、カレンダーの作りと料金表示の両方に手が入ります。人数の条件を後から足すと、人数欄だけでなく、人数で金額が変わる場合は料金の計算にも波及します。言語と記録は入力欄の増減で済むことが多く、最後でも間に合います。

四つを並べると、フォームの役割がはっきりします。申込みを集める装置ではなく、受けられない申込みを通さない装置です。集める機能は、たいていの予約サービスに付いています。通さない設定のほうが、自分の届出住宅の条件に合わせて決めるしかない部分です。

受け付けられる日は、年間の枠と条例で決まる

観光庁は制度の概要として、年間提供日数の上限を180日とすることを挙げています。住宅の定義も「人を宿泊させる日数が180日を超えないもの」です。枠は住宅について定められているため、複数の届出住宅があるなら、混ぜずに住宅ごとに数えます。

数え方には区切りが決まっています。1年間は4月1日正午から翌年の4月1日正午までで、1日は正午から翌日の正午までです。よくあるご質問は「1泊を1日としてカウントして算定します」と書いています。暦日で足し上げると、同じ滞在が1日多く出ることがあります。数え方そのものの詳細は民泊の180日規制にあります。

フォームへの落とし方は二つです。ひとつは、カレンダーに出す日を「予約が入っていない日」ではなく「枠の残りがある日」にすることです。もうひとつは、年の区切りをまたぐ滞在の扱いです。3月の末から4月の頭へ泊まる申込みは、正午の区切りで前後の年に分かれます。

枠とは別に、条例による制限があります。観光庁は制度の要素として「条例による住宅宿泊事業の実施の制限」を挙げています。どの区域でいつ制限されるかは自治体ごとに違い、全国の一覧をこの確認では持っていません。届出先の自治体で、自分の住宅が制限の対象かどうかを確かめてください。残り枠があっても、制限されている期間はフォームに出せません。

受け付けられる人数は、居室の床面積から出る

人数欄は、好みで決める欄ではありません。観光庁は宿泊者の衛生の確保として、各居室の床面積を宿泊者1人当たり3.3平方メートル以上確保することを挙げています。よくあるご質問も「宿泊させることが出来る人数は、住宅の規模によって異なります」としています。つまり、上限は自分の住宅を測って出す数字です。

フォーム側でやることは単純です。人数を自由入力にせず、上限を超える人数を選べないようにします。自由入力にしておくと、入らない人数の申込みが届いたあとで断ることになります。幼児を人数に数えるかどうかのような細かい扱いは、自分で決めて画面に書いておくほかありません。この点について全国共通の基準を示した資料は、この確認では見つけられませんでした。

人数は作業量にも効きます。寝具は宿泊者が入れ替わるごとに洗濯したものと取り替える必要があります。人数が増えれば、入れ替わりのたびに動かす量が増えます。必要な枚数の考え方は民泊のリネンにあります。

国籍を聞くかどうかは、名簿と定期報告の両方に効く

宿泊者名簿に記載するのは、宿泊者の氏名、住所、職業および宿泊日です。宿泊者が日本国内に住所を有しない外国人であるときは、その国籍および旅券番号も記載します。名簿は3年間保存し、都道府県知事から要求があったときは提出しなければなりません。記載事項そのものは民泊の宿泊者名簿で扱っています。

同じ情報は、定期報告にも出てきます。観光庁は、住宅宿泊事業者が二ヶ月毎に宿泊日数等を報告する必要があるとしており、報告データには宿泊日数、宿泊者数、延べ人数、国籍毎の宿泊者数が含まれます。国籍は、名簿と報告の二か所で使う情報です。

ここからフォームの判断が出てきます。国籍と旅券番号をフォームで先に受けるのか、到着時に記載するのか。どちらでも構いませんが、決めずに作ると両方で抜けます。先に受けるなら、入力欄は国内に住所があるかどうかで切り替わる作りになります。到着時に記載するなら、その場で書いてもらう段取りと、記載を忘れたときに気づく仕組みが要ります。本人確認そのものは別の工程で、民泊の本人確認にまとめています。

なお、フォームで受けた情報は、届出のための書類であると同時に個人データです。利用目的や保管の扱いは民泊の顧客管理で整理しています。

外国語の案内は、フォームの言語より前に要る

観光庁は、外国人観光旅客である宿泊者に対して、外国語を用いて届出住宅の設備の使用方法に関する案内、移動のための交通手段に関する情報の提供、火災、地震その他の災害が発生した場合における通報連絡先に関する案内を行うことを挙げています。

この義務は、フォームを多言語にするかどうかとは別の層にあります。順番としては、案内を出せる言語を決めるほうが先です。フォームだけを翻訳して申込みを受けられる状態にすると、到着した宿泊者へ案内を出せない言語の予約が入ります。逆に、案内が用意できている言語があるなら、その言語でフォームを出せたほうが申込みの取り逃がしが減ります。多言語化の進め方は民泊の多言語対応にあります。

料金は税込の総額で出す

国税庁は、事業者が消費者に対してあらかじめ価格を表示する場合に、消費税額を含めた価格を表示することを義務付けるものとして総額表示を説明しています。対象になるのは消費者に対してあらかじめ表示する価格で、媒体は問われません。予約フォームの料金表示も、あらかじめ示す価格です。税抜の金額だけを置いた画面にしないでください。

清掃料や人数追加分のような加算も、合計がいくらになるのか分かる形にします。宿泊税のように自治体ごとに有無と扱いが違うものは、全国の一覧をこの確認では取っていません。届出先の自治体で確認し、金額が確定してから画面に載せてください。

送信ボタンの前後は、フォームの中で終わらない

フォームが担うのは、受付の判定と情報の受け取りです。前後には別の工程があります。前は申込みの画面側で、消費者庁は特定申込みを受ける際の表示として、分量、販売価格、代金の支払時期と方法、商品の引渡時期、申込期間の定めがあるときはその内容、撤回または解除に関する事項を表示する必要があるとしています。これは画面に出す話なので、送信後のメールでは代えられません。

後は通知です。消費者庁が前払式通信販売の承諾等の通知として挙げているのは、受け付けた旨の連絡ではなく、申込みの承諾の有無です。承諾しないときには、受け取ったお金をすぐに返すことと、その方法を明らかにしなければならないとされています。自動返信を「内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします」で止めると、承諾したのかどうかが読んだ人に伝わりません。

確認できなかったこと

入力欄の数と申込みの離脱率の関係を示す公的な集計は、この確認では見つけられませんでした。欄を減らすほど申込みが増えるという説明は、裏づけを示せないため書きません。

フォームに添える文例も作りません。騒音やごみの出し方のような案内は、届出住宅とその周辺の生活環境に応じた内容を説明することが求められており、汎用の文例はその物件で成り立たないためです。推奨するフォームの作成サービスや予約システムの機種も、公的な資料で順位の根拠を示せないため挙げません。選び方の軸は民泊の予約システム比較に出しています。

条例による制限の全国一覧と、宿泊税の全国一覧も持っていません。どちらも自治体ごとに違うため、届出先に確認する項目として残します。

公開前に、設定を一覧で突き合わせる

最後に、決めたことと実際の画面を突き合わせます。表の左から順に、根拠、フォーム側の設定、確認する先を並べました。確認する先が自分の外にある行は、問い合わせの時間を見込んでおきます。

決めること	根拠	フォーム側の設定	確認する先
受け付けられる日	年間で人を宿泊させる日数は180日まで。1泊を1日として数え、1日は正午から翌日の正午まで	残り枠のない日を選べないようにする	届出先の自治体（条例の区域と期間）
受け付けられる人数	各居室の床面積を宿泊者1人当たり3.3平方メートル以上	人数欄の選択肢を上限で止める	届出時の図面と床面積
国籍と旅券番号	名簿の記載事項（国内に住所のない外国人）。定期報告は国籍毎の宿泊者数を含む	国内に住所があるかどうかで入力欄を切り替える	観光庁 民泊制度ポータルサイト
受けられる言語	外国語を用いた設備の使用方法・交通手段・通報連絡先の案内	案内を出せる言語だけを入口に出す	自分の案内文の整備状況
料金の見せ方	消費者にあらかじめ価格を表示する場合は消費税額を含めた価格	税込の総額で表示する	国税庁のタックスアンサー、届出先の自治体（宿泊税）
送信後の通知	申込みの承諾の有無を知らせる通知	自動返信に承諾の有無を書けるようにする	消費者庁 特定商取引法ガイド

この表が埋まらないうちは、フォームを公開しても受付の判定ができません。逆に、埋まってしまえば入力欄の設計は選択の問題になります。どの欄を必須にするか、どの順で並べるかは、受け付けない申込みを決めたあとで考えても遅くありません。